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2014.11.26

要事第一思考:確定急迫性和重要性,把時間用在刀口上

 對很多人來說,「擁有更多時間」是生活最大願望。

 

睿仕管理顧問「高效人士7習慣」講師陳奕華表示,如果沒有從事情的輕重緩急上下手,就算一天有48小時,自己仍然會處於時間不夠用的困境中。

真正有效的工作方法,是區分事情的輕重緩急,先做,甚至只做要事,避免老把重要工作拖到最後處理,落得每天救火。

 

這正是成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)所謂成功者的第三個習慣:要事第一(put first things first)。

 

 

 

 

專注重要的事,避免每天忙於急迫的事柯維強調,想要讓生活過得平衡而充實,「關鍵不在於時間管理,而在於個人管理」。他提出一個「急迫/重要」4象限表(參見圖表1),指出人生各種活動,都可以區分為「急迫」與「重要」:急迫是指「是否必須立即處理」,重要則代表「對人生目的和價值觀而言是否重要」。唯有專注於重要的事,避免老陷於急迫的事,才能讓自己的人生朝著想要的方向前進。

 

多數人每天都忙於既急迫又重要的事(第一類)導致心力交瘁、選擇逃避,去做一些不急迫又不重要的活動(第四類)。

 

也有一些人,把大部分時間都花費在急迫但不重要的事情(第三類)上,但其實,急迫之事往往對別人重要,對自己不重要。

 

柯維表示,必須懂得捨棄第三與第四類工作,並對第一類工作盡量節制,保留更多時間在重要但尚不急迫的事情(第二類)上,例如建立人際關係、規畫長程目標或防患未然等,這樣,才能掌握重點,重要事務才能一一完成,避免自己每天匆忙又疲憊。

 

 

 

 

 

 

確定一周該達成要事,排定有效的行事曆釐清了要事第一的觀念,更重要的是落實在每天的行事曆中。柯維建議,在做法上,必須回到自己的使命去思考。

 

首先,先定義出幾個自己重要的角色,例如個人、家人、工作、朋友等,凡是願意定期投入時間精力的,都可納入其中;接著,為每個角色選擇目標,列出未來一周想達到的2~3個重要目標,這些目標必須盡可能是第二類事務。最後在行事曆中填入未來一周預定達成目標的活動,注意不用排得太緊,必須保留一些時段來應付預期外的狀況。

 

如此一來,各種「要事」就會成為生活核心,養成要事第一的好習慣。

 

(整理‧撰文/謝明彧,編輯/郭明琪,本文取材自《經理人月刊》2012年11月號)

 

 

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